Makieta systemu reklamacji

Siedem ekranów docelowego narzędzia. Nie kopiujemy SystemRMA: zakładamy, że czynności powtarzalne robi system, biuro dostaje kolejkę decyzji zamiast listy zleceń, a klient widzi swoją sprawę bez dzwonienia do salonu. Liczby w ekranach pochodzą z eksportu 4342 spraw i 55 840 wpisów z lat 2018-2026, dane osobowe są przykładowe. Kontekst, liczby i pytania na spotkanie: brief dla Marty i Karoliny.

CO DZIŚ	CO PO WDROŻENIU
Salon przepisuje dane klienta i produktu ręcznie, numer zamówienia bywa błędny (19% spraw w 2026).	Numer zamówienia z IdoSell wypełnia całą kartę, z gwarancją i historią klienta.
Mediana obsługi 12-13 dni, 24% spraw gwarancyjnych przekracza ustawowe 14 dni.	Licznik terminu przy każdej sprawie, wymiana od ręki tam, gdzie decyzja jest przewidywalna.
Numery korekt wpisywane w notatkach, 835 spraw ze statusem „oczekuje na korektę" od 2019.	Uznana reklamacja tworzy należność, a faktury korygujące dopasowuje KSeF.
Klient dowiaduje się o statusie telefonem do salonu, salon dzwoni do biura.	SMS z linkiem do sprawy przy każdej zmianie etapu.
Pole kosztu puste we wszystkich sprawach, brak raportów w pakiecie Standard.	Koszt własny, zwrotność modeli i czasy salonów jako podstawa decyzji zakupowych.

CO DZIŚ

CO PO WDROŻENIU

Salon przepisuje dane klienta i produktu ręcznie, numer zamówienia bywa błędny (19% spraw w 2026).

Numer zamówienia z IdoSell wypełnia całą kartę, z gwarancją i historią klienta.

Mediana obsługi 12-13 dni, 24% spraw gwarancyjnych przekracza ustawowe 14 dni.

Licznik terminu przy każdej sprawie, wymiana od ręki tam, gdzie decyzja jest przewidywalna.

Numery korekt wpisywane w notatkach, 835 spraw ze statusem „oczekuje na korektę" od 2019.

Uznana reklamacja tworzy należność, a faktury korygujące dopasowuje KSeF.

Klient dowiaduje się o statusie telefonem do salonu, salon dzwoni do biura.

SMS z linkiem do sprawy przy każdej zmianie etapu.

Pole kosztu puste we wszystkich sprawach, brak raportów w pakiecie Standard.

Koszt własny, zwrotność modeli i czasy salonów jako podstawa decyzji zakupowych.

1 · Salon przyjmuje

Przyjęcie ma trwać minutę i nie wymagać przepisywania niczego, co już mamy w IdoSell. Salon od razu widzi, czy klient reklamował ten model wcześniej, a przy typowych wadach może wymienić towar od ręki, z magazynu, bez czekania na producenta.

Przyjęcie reklamacji w salonie390 × 844

2 · Biuro pracuje

Kolejka ułożona według tego, czyjego ruchu wymaga sprawa, a nie według statusu. Zgłoszenie do producenta jest gotowe do wysłania, z treścią, załącznikami i kurierem, osobno dla Luxottiki, Keringa, Essilora i Hoi.

Kokpit biura · kolejka na dziś1440 × 900

Zgłoszenie do producenta · szablon i wysyłka1440 × 900

3 · Klient widzi swoją sprawę

Link z SMS-a, bez konta i logowania. Termin odbioru liczony z historii podobnych spraw u tego producenta. Pytanie zadane tutaj trafia do sprawy, a nie do salonu, który i tak musi dzwonić do biura.

Status reklamacji dla klienta390 × 844

4 · Pieniądze

Każda uznana reklamacja zakłada należność u producenta, a faktury korygujące dopasowuje automat z KSeF. Widać, ile pieniędzy jest w drodze, ile się spóźnia i ile reklamacje realnie kosztują firmę.

Korekty od producentów · dopasowanie z KSeF1440 × 900

Jakość i koszty · co wraca i dlaczego1440 × 900

5 · Co robi się samo

Reguły włącza biuro, nie programista. Każde wykonanie zapisuje się w historii sprawy, więc widać, co zrobił system, a co człowiek. Decyzje o uznaniu, odmowie i geście handlowym zostają przy ludziach.

Automaty · reguły i ich skutki1440 × 900